Lors de la création de sites internet pour une entreprise il est intéressant (voir indispensable) de créer les comptes email pros pour les employés. Ex : [email protected], [email protected]… Quelles solutions gratuites existent et comment les mettre en place ?
Les 2 solutions les plus connues et utilisées sont Gmail et Outlook. J’avais testé Gmail sur un vieux nom de domaine il y a quelques années, mais c’est dorénavant payant.
Pour les jeunes entrepreneurs qui souhaite tester une boite mail sur leur propre nom de domaine ça peut être intéressant d’essayer un service d’hébergement mail gratuit.
J’ai personnellement trouvé mon bonheur avec Zoho Mail qui propose une formule gratuite avec 10 utilisateurs, 5 go mails + 5 go documents / utilisateur.
Les limites d’envoies de mail sont raisonnable : 1000 mails / jours, et 25 mails par minute. Cette limite peut quand même nous embêter si on procède à l’envoi d’une newsletter et que l’on a un grand nombre d’inscrit. Mais pour démarrer, c’est déjà pas mal !
Prérequis : Savoir gérer les zones DNS via son fournisseur de nom de domaine.
Installer son domaine sur Zoho Mail
Après l’inscription sur Zoho Mail, il y a quelques étapes simples à suivre :
Vérifier le nom de domaine
On doit d’avoir vérifier la propriété du nom de domaine auprès de Zoho Mail, pour ça on va mettre un fichier txt/html sur le répertoire web lié à notre nom de domaine, pour avoir au final un fichier accessible type : plkproduction.com/verification.html
On peut également ajouter un enregistrement CNAME à notre nom de domaine, via notre gestionnaire de nom de domaine (celui de votre fournisseur de domaine par défaut). L’enregistrement CNAME va créer une redirection vers le site de Zoho, et leur permettre de vérifier la propriété.
Les différents enregistrements à ajouter à votre domaine
1- Enregistrements MX
Pour que les emails @entreprise.fr soient redirigés sur les serveurs emails de Zoho, il faut créer plusieurs enregistrements MX, par exemple :
host : @.entreprise.fr – type : MX – priority : 10 – points to : mx.zoho.com – TTL : 1h
host : @.entreprise.fr – type : MX – priority : 20 – points to : mx.zoho.com – TTL : 1h
2- Enregistrement SPF et clé de domaine pour authentifier vos emails
Pour être sûr que vos emails ne tombent pas dans les dossiers Spam de vos destinataires et paraître sérieux devant les serveurs email du monde entier, il faut ajouter des enregistrements qui vont permettre d’authentifier vos emails. Cela va lier votre nom de domaine et les serveurs Zoho Mail, les serveurs email extérieurs vont ainsi comprendre que votre domaine est autorisé à envoyer des emails par les serveurs Zoho, et vous ne serez pas considéré comme du spam.
On ajoute l’enregistrement SPF :
host : @.entreprise.fr – type: SPF – points to : v=spf1 mx include:zoho.com ~all – TTL : 1h
On génère une clé de domaine dans l’espace d’administration de Zoho Mail (Control Panel / Org Settings / DomainKeys / enable puis generate).
On l’ajoute l’enregistrement DNS :
host : <zoho>._domainkey.entreprise.fr – type : TXT – points to – <La clé ici> – TTL : 1h
Voilà, les enregistrements DNS peuvent prendre 30 minutes à être validé et reconnu par tous les serveurs DNS.
Enfin, on va vérifier que nos emails ne sont pas considérés comme Spam, via ce site http://www.mail-tester.com/.
Si on a tout bien configuré, et que les DNS sont bien propagés, on aura alors : 
Sinon, on va revérifier la configuration et refaire le test 30 min après.
Lien utile : Documentation Zoho Mail (en anglais)
Si besoin, laissez un commentaire. Bon envoi d’eMail !